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Le RGPD et la géolocalisation : voulez-vous suivre votre travailleur à la trace ?

Grâce aux nouvelles technologies, vous êtes en mesure de localiser à tout moment les véhicules de vos travailleurs. L’envie d’exercer un contrôle plus important sur eux lorsqu’ils sont sur la route peut être forte. Attention néanmoins à ce que vous devez garantir une protection suffisante de la vie privée de vos travailleurs.

Utilisez notre schéma !

Le schéma ci-dessous vous aidera à mettre en place un système de géolocalisation dans votre entreprise ou à vous assurer que vous respectez l’ensemble des dispositions légales applicables.

À QUELLES CONDITIONS un employeur peut-il introduire un système de géolocalisation ?

 

Légalement, l’employeur est autorisé à installer un système de géolocalisation pour défendre ses propres intérêts légitimes ou ceux des tiers à qui les données sont communiquées.

Le consentement doit en effet être informé, univoque, libre, spécifique et personnel. L’intervention active d’un travailleur informé, telle qu’une signature, est donc requise pour que le consentement soit valable (ce consentement peut être obtenu par le biais d’une geo-policy ou d’une annexe au contrat de travail).

L’employeur est, quant à lui, tenu de communiquer préalablement les informations suivantes :

  • l’identité du travailleur contrôlé ;
  • l’étendue du contrôle ;
  • la nature des abus pouvant donner lieu au contrôle ;
  • la durée des contrôles ;
  • la procédure qui sera suivie après le contrôle ;
  • les finalités du contrôle ;
  • le fondement légal qui sous-tend le traitement des données ;
  • les données traitées ;
  • l’envoi éventuel des données en dehors de l’UE ;
  • les droits du travailleur : e.a. le droit d’accès, le droit de déposer une plainte auprès de la police, le droit de limiter le traitement des données…

FINALITÉ de la géolocalisation

L’Autorité de Protection des Données admet les finalités suivantes comme légitimes.

  • la sécurité du travailleur ;
  • la protection du véhicule de service ;
  • l’optimisation de la gestion des déplacements professionnels (vendeurs, techniciens, chauffeurs de taxi) ;
  • le contrôle des prestations du travailleur. Dans ce cas, seul un contrôle ponctuel est envisageable et seulement si des indices font soupçonner des abus de la part du travailleur. Dans cette optique, le contrôle en dehors des heures de travail est exclu.

PROPORTIONNALITÉ

La géolocalisation ne peut être excessive au regard de la finalité poursuivie.

L’ingérence dans la vie privée du travailleur doit être pertinente et réduite au minimum.

Géolocalisation interrompue :

Un contrôle permanent et systématique est en principe disproportionné. Dans le cadre de la gestion des déplacements professionnels des travailleurs, il est éventuellement permis de procéder à des contrôles tout au long de la journée de travail, sans que ce contrôle puisse être continu[1].

Un contrôle ciblé du travailleur n’est possible qu’en présence d’indices laissant présumer un abus de la part du travailleur. Tout contrôle en dehors des heures de travail est évidemment proscrit !

Recherche d’alternatives :

L’employeur doit vérifier si la finalité poursuivie ne peut être atteinte d’une autre manière, moins intrusive

TRANSPARENCE

Procédure d’information

Si l’entreprise compte plus de 50 travailleurs et que l’installation du système de géolocalisation a des conséquences collectives importantes, il faudra en outre demander l’avis des organes de concertation

DOCUMENTATION

Les règles et modalités doivent être mentionnées dans un règlement spécifique (comme une geo-policy) qui peut être annexé au règlement de travail ou à la car policy.

L’employeur doit consigner les traitements dans un registre de données.

 


[1] La solution idéale serait être que le travailleur puisse activer et désactiver le système selon les besoins de sa localisation (par exemple, à l’arrivée et au départ de chaque endroit où il doit se rendre). Le système doit dans tous les cas pouvoir être désactivé lorsque le véhicule est utilisé en dehors des heures de travail.

Lundi 5 août 2019